Het verschil tussen data hebben en bruikbare data hebben

Veel organisaties denken dat ze te weinig data hebben, terwijl ze in werkelijkheid al over veel informatie beschikken. Het probleem is niet noodzakelijk een gebrek aan data, maar de staat ervan. Informatie bestaat, maar kan slecht gestructureerd, inconsistent, moeilijk toegankelijk of te oud zijn om op het juiste moment te gebruiken. Dat onderscheid verandert volledig wat er moet gebeuren.

Wat data onbruikbaar maakt, zonder dat ze ontbreekt

Ze bestaat in meerdere inconsistente versies. Dezelfde klant verschijnt onder twee licht verschillende namen in twee systemen, of met twee verschillende adressen afhankelijk van de geraadpleegde bron. Technisch gezien is de data aanwezig. In de praktijk weet niemand welke versie als referentie moet worden gebruikt.

Ze is geregistreerd zonder duidelijke definitie. Een veld zoals "status" kan iets anders betekenen afhankelijk van wie het heeft ingevuld, welk proces wordt gevolgd of wanneer het werd bijgewerkt. Zonder gedeelde definitie kan een rapport op basis van dat veld verschillende realiteiten mengen zonder dat dit meteen zichtbaar is.

Ze is niet toegankelijk voor de persoon die ze nodig heeft. Informatie kan bestaan in een systeem waartoe een team geen toegang heeft, in een moeilijk terug te vinden bestand of in een formaat dat het team niet kan gebruiken. De data bestaat, maar kan niet werkelijk dienen als basis voor de beslissing waarvoor ze nuttig zou zijn.

Ze is te oud op het moment dat ze wordt geraadpleegd. Data die correct was op het moment van invoer, kan misleidend worden wanneer ze nooit wordt bijgewerkt. Hoe vers data moet zijn, hangt af van het gebruik: sommige informatie blijft maanden bruikbaar, terwijl andere dagelijks of in realtime moet worden bijgewerkt.

Wat data werkelijk bruikbaar maakt

Ze heeft een duidelijke en gedeelde definitie, die op dezelfde manier wordt begrepen door de mensen die ze raadplegen of gebruiken. Het is duidelijk wat het veld voorstelt, welke waarden erin kunnen staan en onder welke omstandigheden het moet worden bijgewerkt.

Ze is consistent tussen systemen of, wanneer er een verschil bestaat, is duidelijk welke bron als referentie geldt. Niet alle data hoeft op dezelfde plaats te staan, maar voor elke behoefte moet duidelijk zijn welke informatie moet worden gebruikt.

Ze is toegankelijk voor de juiste mensen, in een vorm die ze werkelijk kunnen gebruiken. Data die opgesloten zit in een moeilijk toegankelijk systeem of in een bestand dat niemand kan interpreteren, blijft weinig bruikbaar, zelfs wanneer ze technisch correct is.

Ze wordt bijgewerkt met een frequentie die overeenkomt met het gebruik ervan. Data die dagelijks wordt gebruikt voor een operationele beslissing kan niet als voldoende betrouwbaar worden beschouwd wanneer ze slechts één keer per kwartaal wordt bijgewerkt.

Ten slotte moeten ook de oorsprong en de betrouwbaarheid van de data begrijpelijk zijn. Wanneer een cijfer wordt gebruikt om een beslissing te nemen, moet het mogelijk zijn te achterhalen waar het vandaan komt en, wanneer nodig, terug te gaan tot de brondata.

Waarom dit onderscheid de aanpak van een project verandert

Een project dat begint met "we hebben te weinig data" kan soms op een verkeerd spoor zitten. De organisatie kan investeren in het verzamelen van nieuwe informatie terwijl een deel van het probleem eigenlijk ligt bij data die al beschikbaar is, maar slecht gestructureerd, moeilijk te koppelen of onvoldoende betrouwbaar is.

Omgekeerd kan een AI- of automatiseringsproject dat wordt gebouwd op bestaande maar slecht gedefinieerde data de inconsistenties in die data gewoon reproduceren. Een systeem corrigeert data van slechte kwaliteit niet automatisch. Het kan de inconsistentie net op grote schaal gebruiken en daardoor nog zichtbaarder maken.

Voor u nieuwe bronnen toevoegt, is het daarom nuttig om eerst te begrijpen wat er al bestaat: welke data beschikbaar is, waar ze zich bevindt, hoe ze wordt gedefinieerd, hoe vaak ze wordt bijgewerkt en in welke mate ze bruikbaar is voor de geïdentificeerde behoefte. Zo kunt u een werkelijk datatekort onderscheiden van een probleem met kwaliteit, structuur of toegang.

Samengevat

Voor u meer data gaat verzamelen, is het de moeite waard om na te gaan of de data die al bestaat werkelijk bruikbaar is. Nuttige data is niet alleen data die bestaat: ze moet voldoende duidelijk, betrouwbaar, toegankelijk en actueel zijn voor het gebruik waarvoor ze bedoeld is. Vaak bestaat de eerste stap er dus in het bestaande landschap te begrijpen en betrouwbaarder te maken voordat nieuwe bronnen worden toegevoegd.