Automatiser le calcul de ristourne des revendeurs, de la donnée brute à la lettre personnalisée

Le contexte

Un fabricant international gère un programme de ristourne pour son réseau de revendeurs, basé sur leur activité marketing digitale et leurs performances commerciales. Le calcul, auparavant manuel, demandait cinq jours de travail à chaque échéance et mobilisait des données venant de trois systèmes différents.

Le problème

Le montant de la ristourne dépendait de plusieurs facteurs distincts, la présence d'un module de suivi sur le site du revendeur, ses publications sur les réseaux sociaux, son chiffre d'affaires réel, et sa régularité à transmettre ses chiffres de vente. Chacun de ces éléments vivait dans un système différent, le suivi web, un outil d'enquête pour les publications, et le système de gestion commerciale pour le chiffre d'affaires. Rassembler et croiser ces données à la main, revendeur par revendeur, prenait plusieurs jours à chaque calcul, avec un risque d'erreur qui augmentait avec le volume de revendeurs à traiter.

Mon intervention

Le calcul a été entièrement automatisé, de l'extraction des données à la lettre finale. Les données d'activité web et les publications sur les réseaux sociaux sont récupérées automatiquement depuis leurs systèmes respectifs. Les chiffres de vente sont intégrés une fois disponibles, avec une logique de calcul progressif qui récompense la régularité de transmission plutôt qu'une soumission unique en fin d'année.

Une règle spécifique a été intégrée pour les revendeurs appartenant à un même groupe commercial, qui partagent alors la meilleure performance du groupe plutôt que d'être traités individuellement, une nuance métier importante pour rester équitable entre entités liées.

Une fois le calcul terminé, une lettre personnalisée est générée automatiquement pour chaque revendeur, dans sa langue, détaillant le montant obtenu et les facteurs qui l'expliquent. Une interface de révision a aussi été mise à disposition, pour ajuster manuellement un cas particulier et régénérer immédiatement le document correspondant, sans reprendre tout le calcul depuis le début.

L'envoi des lettres aux revendeurs a été intégré directement dans la messagerie de l'entreprise, avec la possibilité de les envoyer en brouillon pour relecture avant envoi définitif.

Le résultat

Un calcul qui demandait cinq jours de travail manuel se fait aujourd'hui en une quinzaine de minutes. Les équipes commerciales gardent la possibilité d'ajuster un cas particulier sans dépendre d'une intervention informatique, et chaque revendeur reçoit une lettre claire et personnalisée sur la composition de sa ristourne.

Ce que cette mission illustre

Ce projet montre comment automatiser un calcul qui dépend de plusieurs sources de données disparates, sans sacrifier la possibilité d'un ajustement manuel ponctuel. Traiter les règles métier fines, comme le partage de performance entre entités d'un même groupe, comme des cas à part entière plutôt que des exceptions ignorées. Livrer un résultat qui reste lisible et personnalisé pour son destinataire final, pas seulement un fichier de calcul brut.