Automatiser le calcul de ristourne des revendeurs, de la donnée brute à la lettre personnalisée
Un calcul de ristourne qui demandait cinq jours de travail manuel, automatisé de la donnée brute jusqu'à la lettre personnalisée, en une quinzaine de minutes.
- Rôle
- Business analyst & développeuse
- Période
- Quelques semaines, 2025
- Avant / après
- 5 jours → une quinzaine de minutes
- Sources
- 3 systèmes
Le problème
Un fabricant international gère un programme de ristourne pour son réseau de revendeurs, basé sur leur activité marketing digitale et leurs performances commerciales. Le calcul, auparavant manuel, demandait cinq jours de travail à chaque échéance et mobilisait des données venant de trois systèmes différents.
Le montant de la ristourne dépendait de plusieurs facteurs distincts, la présence d'un module de suivi sur le site du revendeur, ses publications sur les réseaux sociaux, son chiffre d'affaires réel, et sa régularité à transmettre ses chiffres de vente. Chacun de ces éléments vivait dans un système différent, le suivi web, un outil d'enquête pour les publications, et le système de gestion commerciale pour le chiffre d'affaires. Rassembler et croiser ces données à la main, revendeur par revendeur, prenait plusieurs jours à chaque calcul, avec un risque d'erreur qui augmentait avec le volume de revendeurs à traiter.
Les problèmes au départ
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Problématique 01
Trois sources de données
Suivi web, outil d'enquête et gestion commerciale, à croiser revendeur par revendeur.
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Problématique 02
Cinq jours par calcul
Un travail manuel à chaque échéance.
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Problématique 03
Un risque d'erreur croissant
Plus il y avait de revendeurs, plus le risque augmentait.
Mon intervention
Le calcul a été entièrement automatisé, de l'extraction des données à la lettre finale. Les données d'activité web et les publications sur les réseaux sociaux sont récupérées automatiquement depuis leurs systèmes respectifs. Les chiffres de vente sont intégrés une fois disponibles, avec une logique de calcul progressif qui récompense la régularité de transmission plutôt qu'une soumission unique en fin d'année.
Une règle spécifique a été intégrée pour les revendeurs appartenant à un même groupe commercial, qui partagent alors la meilleure performance du groupe plutôt que d'être traités individuellement, une nuance métier importante pour rester équitable entre entités liées.
Une fois le calcul terminé, une lettre personnalisée est générée automatiquement pour chaque revendeur, dans sa langue, détaillant le montant obtenu et les facteurs qui l'expliquent. Une interface de révision a aussi été mise à disposition, pour ajuster manuellement un cas particulier et régénérer immédiatement le document correspondant, sans reprendre tout le calcul depuis le début.
L'envoi des lettres aux revendeurs a été intégré directement dans la messagerie de l'entreprise, avec la possibilité de les envoyer en brouillon pour relecture avant envoi définitif.
Ce qui a été livré
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Un calcul automatisé
De l'extraction des données à la lettre finale, avec une logique progressive qui récompense la régularité.
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Des règles de groupe
Les revendeurs d'un même groupe partagent la meilleure performance du groupe.
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Une interface de révision
Ajuster un cas particulier et régénérer son document sans tout recalculer.
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Des lettres personnalisées
Dans la langue de chaque revendeur, envoyées depuis la messagerie, avec relecture en brouillon.
Le résultat
Un calcul qui demandait cinq jours de travail manuel se fait aujourd'hui en une quinzaine de minutes. Les équipes commerciales gardent la possibilité d'ajuster un cas particulier sans dépendre d'une intervention informatique, et chaque revendeur reçoit une lettre claire et personnalisée sur la composition de sa ristourne.
Ce que le projet a rendu possible
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Une quinzaine de minutes
Au lieu de cinq jours de travail manuel.
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Des ajustements sans l'IT
Les équipes commerciales corrigent elles-mêmes un cas particulier.
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Une lettre claire par revendeur
Qui explique la composition de sa ristourne.
À retenir
Ce projet montre comment automatiser un calcul qui dépend de plusieurs sources de données disparates, sans sacrifier la possibilité d'un ajustement manuel ponctuel.
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Automatiser sans figer
Garder la possibilité d'un ajustement manuel ponctuel.
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Les règles fines comptent
Traiter le partage de performance entre entités d'un groupe comme un cas à part entière.
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Un résultat lisible
Pour son destinataire final, pas seulement un fichier de calcul.
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Cinq jours de calcul manuel peuvent parfois devenir quinze minutes
Si une tâche combine plusieurs sources de données, des règles métier et beaucoup de vérifications manuelles, elle mérite peut-être d'être analysée avant d'être automatisée.