Mettre en place un outil de gestion de projets et de reporting pour une équipe R&D
Un outil de gestion de projets pensé pour une équipe R&D, avec un reporting commun pour la direction et un reporting sur mesure pour chaque projet subsidié.
- Rôle
- Business analyst
- Période
- Quelques mois, 2025
- Outil
- Dynamics 365 sur mesure, intégré à Odoo
- Reporting
- Commun + par projet subsidié
Le problème
L'équipe recherche et développement d'une organisation semi-publique du secteur de la construction ne disposait d'aucun outil structuré pour suivre ses projets ni produire un reporting consolidé. Le suivi reposait sur des documents épars et des échanges informels entre les personnes concernées.
Sans outil commun, chaque projet de recherche était suivi à sa manière, selon les habitudes de la personne qui le portait. La direction ne disposait d'aucune vue consolidée sur l'ensemble des projets en cours, ce qui rendait les arbitrages de priorité difficiles à justifier objectivement. Une contrainte supplémentaire compliquait le suivi, une partie des projets étaient subsidiés, avec des exigences de reporting propres à chaque bailleur de fonds, différentes des projets menés sur fonds propres.
Les problèmes au départ
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Problématique 01
Un suivi à la carte
Chaque projet était suivi selon les habitudes de la personne qui le portait.
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Problématique 02
Pas de vue consolidée
La direction peinait à justifier objectivement ses priorités.
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Problématique 03
Des exigences de bailleurs
Chaque projet subsidié avait ses propres règles de reporting.
Mon intervention
Un outil de gestion de projets et CRM a été sélectionné et paramétré pour correspondre aux besoins réels de l'équipe R&D, pas à un usage commercial classique. La structure de suivi, les champs, les statuts et les rapports ont été définis avec l'équipe elle-même, pour refléter la façon dont les projets de recherche avancent réellement, de l'idée initiale jusqu'aux résultats.
L'outil a été conçu pour gérer deux niveaux de reporting en parallèle, un reporting commun donnant une vue d'ensemble de tous les projets, et un reporting sur mesure pour chaque projet subsidié, répondant aux exigences spécifiques du bailleur de fonds concerné.
L'outil a aussi été pensé pour faciliter la recherche de profils et d'expertises spécifiques d'un projet à l'autre, permettant de retrouver rapidement qui, en interne comme en externe, a déjà l'expérience recherchée pour un nouveau projet.
Ce qui a été livré
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Un outil paramétré pour la R&D
Structure, champs, statuts et rapports définis avec l'équipe.
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Deux niveaux de reporting
Une vue d'ensemble commune et un reporting sur mesure par bailleur de fonds.
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Une recherche d'expertise
Retrouver qui, en interne ou en externe, a déjà l'expérience utile.
Le résultat
L'équipe R&D dispose aujourd'hui d'un suivi structuré et partagé de ses projets, subsidiés ou non, et la direction reçoit un reporting consolidé et régulier sur l'ensemble du portefeuille de recherche, ce qui facilite les décisions de priorisation. La recherche d'expertise interne et externe pour un nouveau projet est devenue plus rapide, plutôt que basée sur la mémoire des personnes.
Ce que le projet a rendu possible
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Un suivi partagé
Structuré, pour les projets subsidiés ou non.
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Un reporting consolidé
Régulier, sur tout le portefeuille, pour faciliter la priorisation.
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Une expertise plus facile à trouver
Plutôt que de dépendre de la mémoire des personnes.
À retenir
Ce projet montre qu'un outil de gestion de projets n'apporte de la valeur que s'il est construit sur la façon réelle dont une équipe travaille, pas sur un modèle générique importé tel quel.
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Partir de la façon réelle de travailler
Pas d'un modèle générique importé tel quel.
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Commun et sur mesure
Répondre aux exigences externes sans perdre la vue d'ensemble interne.
Un outil de gestion de projet n'est utile que s'il reflète réellement votre façon de travailler
Si vos projets sont suivis dans des fichiers dispersés et que la direction manque d'une vue d'ensemble fiable, commençons par comprendre ce qu'il faut réellement suivre.