Hoe herkent u een taak die de moeite waard is om te automatiseren, en een die dat niet is?
Niet elke repetitieve taak verdient het om geautomatiseerd te worden. Sommige nemen tijd in beslag, maar komen te weinig voor, variëren te sterk of zijn te complex om eenvoudig te formaliseren. Andere kunnen wel worden geautomatiseerd, maar pas nadat het proces errond is vereenvoudigd. Het verschil herkennen voorkomt dat een automatiseringsbudget op de verkeerde plek wordt ingezet.
Signalen van een goede kandidaat
De taak komt vaak terug, met een voldoende voorspelbare frequentie. Een handeling die één keer per kwartaal wordt uitgevoerd, rechtvaardigt doorgaans geen grote automatiseringsinvestering, ook al neemt ze die dag meerdere uren in beslag. Enkele minuten die elke dag of elke week terugkomen, kunnen daarentegen over een jaar een aanzienlijk volume vormen.
De logica achter de taak is stabiel genoeg om ze te beschrijven. Als de persoon die de taak uitvoert duidelijk kan uitleggen welke regels ze toepast, is dat een goed vertrekpunt voor automatisering. Als de beslissing afhangt van een moeilijk te formuleren beoordeling van geval tot geval, moet eerst worden begrepen hoe die redenering precies werkt voordat u ze probeert te automatiseren.
De taak veroorzaakt fouten of inconsistenties, vooral wanneer ze vaak of onder tijdsdruk wordt uitgevoerd. Automatisering kan dezelfde regels consequent toepassen, op voorwaarde dat die regels zelf correct zijn vastgelegd.
Verschillende mensen voeren dezelfde taak op een iets andere manier uit. Dat kan wijzen op een gebrek aan standaardisatie. Voor u automatiseert, moet u dan eerst bepalen welke regel werkelijk moet gelden. Daarna kan automatisering helpen om die regel bij elke uitvoering consistenter toe te passen.
Signalen van een slechte, of voorbarige, kandidaat
De logica verandert vaak. Als de regels regelmatig evolueren, kan een automatisering veel onderhoud vragen en het verwachte voordeel verkleinen. Het kan dan beter zijn om het proces eerst te stabiliseren voordat u het automatiseert.
Het volume is te laag om de investering te rechtvaardigen. Een taak die vijftien minuten duurt en één keer per maand wordt uitgevoerd, kan technisch perfect worden geautomatiseerd. Toch kunnen ontwerp, testing en onderhoud meer kosten dan de tijd die u werkelijk bespaart.
Het proces stroomopwaarts is nog niet stabiel. Een slecht gedefinieerd proces automatiseren maakt het niet noodzakelijk efficiënter. U kunt er integendeel regels mee vastleggen die nooit echt gevalideerd zijn, waardoor het later moeilijker wordt om de gevolgen ervan te wijzigen.
De taak vraagt veel contextueel oordeel. Sommige beslissingen steunen op informatie die moeilijk te formaliseren is, of op een menselijke beoordeling die van de situatie afhangt. Dat betekent niet dat ondersteuning of automatisering onmogelijk is, maar eerst moet duidelijk worden wat een vaste regel is en wat afhankelijk blijft van menselijk oordeel.
Hoe beslist u dat concreet?
Voor u zich afvraagt hoe u een taak kunt automatiseren, is het de moeite waard om eerst te vragen of ze in deze vorm nog wel moet bestaan. Sommige taken kunnen beter worden geschrapt, samengevoegd of vereenvoudigd dan ongewijzigd geautomatiseerd.
Schat vervolgens de werkelijk aan deze taak bestede tijd over een bepaalde periode, niet alleen de duur van één uitvoering. Een taak van tien minuten die vijftig keer per week wordt uitgevoerd, vertegenwoordigt een heel ander volume dan een taak van twee uur die één keer per maand voorkomt. Houd ook rekening met fouten, manuele controles en andere stappen die door automatisering al dan niet verdwijnen.
Beschrijf tot slot de logica op papier voordat u iets codeert. Welke gegevens zijn de input? Welke regels gelden? Welk resultaat moet worden opgeleverd? Wat gebeurt er in uitzonderingssituaties? Als die vragen niet voldoende duidelijk kunnen worden beantwoord, is automatisering waarschijnlijk nog niet de eerste stap. Eerst moet het proces worden verduidelijkt.
Samengevat
Een taak is een goede kandidaat voor automatisering wanneer ze vaak terugkomt, steunt op een logica die kan worden uitgelegd en een reële kost veroorzaakt in tijd, fouten of inconsistenties. Andere taken verdienen het om eerst in vraag gesteld, vereenvoudigd of gestandaardiseerd te worden. Het doel is niet om zoveel mogelijk taken te automatiseren, maar om die taken te automatiseren waarvoor het voordeel de inspanning werkelijk rechtvaardigt.
De beste kandidaat voor automatisering is niet noodzakelijk de meest repetitieve taak. Als u een lijst hebt van taken die u wilt automatiseren, kunnen we samen bepalen welke een investering rechtvaardigen en welke eerst vereenvoudigd of gestandaardiseerd moeten worden.