Sturing van een digitaal transformatieprogramma met meerdere projecten

In het kort

Een semipublieke organisatie in de bouwsector voerde meerdere transformatieprojecten parallel uit. De digitalisering van het ledenbeheer, de vernieuwing van de boekhoudketen en de begeleiding van ondernemers bij onderzoek en onboarding. Deze projecten deelden middelen en prioriteiten, maar hadden geen gemeenschappelijke structuur om ze samen aan te sturen.

De uitdaging

Meerdere onderling afhankelijke projecten lopen tegelijk, elk met eigen deadlines en eigen behoeften aan middelen. Zonder duidelijke governance-structuur worden afwegingen tussen projecten geval per geval gemaakt, veranderen prioriteiten zonder dat de teams daar zicht op hebben en mist de directie een betrouwbaar totaalbeeld van de werkelijke voortgang.

De aanpak

De opdracht begon met het opzetten van een concrete governance-structuur. Er kwamen regelmatige stuurgroepen, gemeenschappelijke rapporteringsformats voor alle projecten en duidelijke escalatiepaden voor beslissingen die het operationele niveau overstijgen.

De toewijzing van middelen en het afwegen van concurrerende belangen van verschillende afdelingen werden een vast onderdeel van de werking, in plaats van telkens opnieuw een ad-hoconderhandeling bij een conflict tussen prioriteiten.

De opvolging van externe consultants steunde op een strikt contractbeheer, kwaliteitscontrole van de opleveringen en het bewaken van scope en planning.

Daarnaast werd structureel gewerkt aan datagovernance. Een centrale rapportering gaf de directie een gedeeld beeld van de voortgang van de projecten en ondersteunde de geleidelijke invoering van nieuwe platformen binnen de organisatie.

Het resultaat

Over drieënhalf jaar leverde het programma zijn verschillende projecten op, met behoud van een coherent totaalbeeld. De directie beschikte over regelmatige rapportering over voortgang, risico's en strategische keuzes. De governance-structuur die werd opgezet, bleef ook na de opdracht bestaan en dient vandaag nog als kader voor volgende projecten.

Wat dit illustreert

Dit project toont wat een goed opgebouwde programmagovernance oplevert. Een totaalbeeld over onderling afhankelijke projecten, in plaats van geïsoleerde sturing per project. Afwegingen op basis van gedeelde criteria, in plaats van op basis van de krachtsverhouding van het moment. Datagovernance als instrument om te sturen, niet als een administratieve oefening op zich.