De volledige levenscyclus van abonnementen automatiseren
Verlenging, facturatie, herinneringen en toegangsrechten geautomatiseerd en gesynchroniseerd over drie systemen, vertrekkend van de inconsistenties op het terrein.
- Rol
- IT business analist
- Periode
- Enkele maanden, 2025
- Systemen
- Umbraco, Dynamics, Odoo
- Leveranciers
- 3
De uitdaging
De opvolging van abonnementen bij een semipublieke organisatie uit de bouwsector steunde op manuele controles bij elke stap: verlenging, facturatie, toegangsrechten en betalingsherinneringen. Deze manuele aanpak liet inconsistenties door, zoals iemand die zich soms dubbel inschreef of toegang kreeg zonder effectief betaald te hebben.
Zonder automatisering waren de toegangsrechten niet altijd gesynchroniseerd met de werkelijke betalingsstatus. Sommige gebruikers hadden toegang tot documenten die niet voor hun profiel bedoeld waren, of behielden actieve toegang ondanks een verlopen abonnement. Deze inconsistenties werden pas per geval opgemerkt, vaak te laat.
De knelpunten bij de start
-
Knelpunt 01
Dubbele abonnementen
Iemand schreef zich soms dubbel in.
-
Knelpunt 02
Toegang zonder betaling
Toegang ging open voor er effectief betaald was, of bleef actief na verval.
-
Knelpunt 03
Verkeerde documenten
Gebruikers kregen toegang tot documenten die niet voor hun profiel bedoeld waren.
De aanpak
Het volledige traject van de abonnee werd in kaart gebracht, van de eerste inschrijving tot de verlenging, inclusief facturatie en betalingsherinneringen. Zo werd precies duidelijk op welke momenten de toegangsrechten automatisch gecontroleerd en aangepast moesten worden: bij inschrijving, betaling, verval en profielwijziging.
Dit traject liep over drie afzonderlijke systemen: de website voor de inschrijving, Dynamics voor de status en rechten van het lid, en Odoo voor facturatie en betalingsherinneringen. De drie leveranciers moesten hun onderdelen gecoördineerd opleveren, met regelmatige afstemmingsmomenten, zodat de status van een abonnee bij elke stap consistent bleef tussen de systemen.
Deze regels werden vertaald in user stories voor de externe leveranciers, met bijzondere aandacht voor de probleemgevallen die bij de start waren vastgesteld: dubbele inschrijving, toegang zonder bevestigde betaling en toegang tot documenten die voor andere profielen bestemd zijn. Elk geval werd afzonderlijk getest voor validatie.
Wat er werd opgeleverd
-
Het traject van de abonnee in kaart
Van inschrijving tot verlenging, met de momenten waarop rechten gecontroleerd moeten worden.
-
Regels in user stories
Voor de drie leveranciers, met de probleemgevallen van bij de start.
-
Een test per geval
Elk probleemgeval afzonderlijk getest voor validatie.
Het resultaat
Verlenging, facturatie, betalingsherinneringen en toegangsrechten verlopen vandaag geautomatiseerd en gesynchroniseerd. Dubbele inschrijvingen zijn verdwenen, toegang blijft gekoppeld aan een effectieve betaling en elk profiel krijgt alleen toegang tot de documenten die ervoor bestemd zijn.
Wat het project mogelijk maakte
-
Een geautomatiseerde cyclus
Verlenging, facturatie, herinneringen en toegangsrechten gesynchroniseerd.
-
Geen dubbele inschrijvingen meer
Toegang blijft gekoppeld aan een effectieve betaling.
-
De juiste toegang per profiel
Elk profiel ziet alleen de documenten die ervoor bestemd zijn.
Om te onthouden
Dit project toont het belang van vertrekken vanuit de werkelijke inconsistenties die op het terrein worden vastgesteld, niet vanuit een theoretische lijst van te automatiseren functies.
-
Vertrekken van echte inconsistenties
Niet van een theoretische lijst functies.
-
Rechten volgen het abonnement
Een rechtstreeks gevolg van de status, geen aparte manuele taak.
-
Coördineren is ook ontwerpen
Drie systemen en drie leveranciers vragen evenveel coördinatie als de bedrijfslogica zelf.
Kost een proces in uw organisatie te veel tijd? De Process Scan geeft u in 5 minuten gratis een eerste lezing. De Process Scan doen →
Toegangsrechten zouden de werkelijke abonnementsstatus moeten volgen
Als abonnementen tussen verschillende systemen nog manuele controles vereisen, kunnen we bepalen welke regels geautomatiseerd en welke uitzonderingen afgedekt moeten worden.