Automatiser le cycle de vie complet des abonnements
Renouvellement, facturation, rappels et droits d'accès automatisés et synchronisés entre trois systèmes, à partir des incohérences observées sur le terrain.
- Rôle
- IT business analyst
- Période
- Quelques mois, 2025
- Systèmes
- Umbraco, Dynamics, Odoo
- Prestataires
- 3
Le problème
Le suivi des abonnements d'une organisation semi-publique du secteur de la construction reposait sur des vérifications manuelles à chaque étape, renouvellement, facturation, droits d'accès, rappels de paiement. Cette gestion manuelle laissait passer des incohérences, une même personne prenant parfois un abonnement en double, ou obtenant un accès avant tout paiement effectif.
Sans automatisation, les droits d'accès n'étaient pas toujours synchronisés avec l'état réel du paiement. Certains utilisateurs accédaient à des documents non prévus pour leur profil, ou conservaient un accès actif malgré un abonnement expiré. Ces incohérences n'étaient repérées qu'au cas par cas, souvent trop tard.
Les problèmes au départ
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Problématique 01
Des doubles abonnements
Une même personne prenait parfois un abonnement en double.
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Problématique 02
Un accès sans paiement
Des accès s'ouvraient avant tout paiement effectif, ou restaient actifs après expiration.
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Problématique 03
Des documents mal ciblés
Des utilisateurs accédaient à des documents non prévus pour leur profil.
Mon intervention
Le parcours complet de l'abonné a été cartographié, de la souscription initiale au renouvellement, en passant par la facturation et les rappels de paiement. Cette cartographie a permis d'identifier précisément les points où les droits d'accès devaient être vérifiés et ajustés automatiquement, à la souscription, au paiement, à l'expiration, au changement de profil.
Ce parcours traversait trois systèmes distincts, le site web pour la souscription, Dynamics pour le statut du membre et ses droits, et Odoo pour la facturation et les rappels de paiement. Les trois prestataires devaient livrer leurs briques de façon coordonnée, avec des points d'alignement réguliers, pour que le statut d'un abonné reste cohérent d'un système à l'autre à chaque étape.
Ces règles ont été traduites en user stories pour les prestataires externes, avec une attention particulière aux cas problématiques identifiés au départ, la double souscription, l'accès obtenu sans paiement confirmé, l'accès à des documents réservés à d'autres profils. Chaque cas a fait l'objet d'un test dédié avant validation.
Ce qui a été livré
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La cartographie de l'abonné
De la souscription au renouvellement, avec les points où les droits doivent être vérifiés.
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Des règles en user stories
Pour les trois prestataires, avec les cas problématiques identifiés au départ.
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Un test par cas
Chaque cas problématique testé avant validation.
Le résultat
Le renouvellement, la facturation, les rappels de paiement et les droits d'accès fonctionnent aujourd'hui de façon automatisée et synchronisée. Les doubles souscriptions ont disparu, l'accès reste conditionné à un paiement effectif, et chaque profil n'accède qu'aux documents qui lui sont destinés.
Ce que le projet a rendu possible
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Un cycle automatisé
Renouvellement, facturation, rappels et droits d'accès synchronisés.
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Plus de doubles souscriptions
L'accès reste conditionné à un paiement effectif.
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Le bon accès pour chaque profil
Chaque profil n'accède qu'aux documents qui lui sont destinés.
À retenir
Ce projet montre l'importance de partir des incohérences réelles observées sur le terrain, pas d'une liste théorique de fonctionnalités à automatiser.
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Partir des incohérences réelles
Pas d'une liste théorique de fonctionnalités.
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Les droits suivent l'abonnement
Une conséquence directe de son état, pas une gestion manuelle à part.
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Coordonner autant que concevoir
Trois systèmes et trois prestataires demandent une coordination aussi rigoureuse que la logique métier.
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Les droits d'accès devraient suivre l'état réel de l'abonnement
Si vos abonnements nécessitent encore des contrôles manuels entre plusieurs systèmes, nous pouvons identifier les règles à automatiser et les cas à sécuriser.