Automatiser le cycle de vie complet des abonnements

Le contexte

Le suivi des abonnements d'une organisation semi-publique du secteur de la construction reposait sur des vérifications manuelles à chaque étape, renouvellement, facturation, droits d'accès, rappels de paiement. Cette gestion manuelle laissait passer des incohérences, une même personne prenant parfois un abonnement en double, ou obtenant un accès avant tout paiement effectif.

Le problème

Sans automatisation, les droits d'accès n'étaient pas toujours synchronisés avec l'état réel du paiement. Certains utilisateurs accédaient à des documents non prévus pour leur profil, ou conservaient un accès actif malgré un abonnement expiré. Ces incohérences n'étaient repérées qu'au cas par cas, souvent trop tard.

Mon intervention

Le parcours complet de l'abonné a été cartographié, de la souscription initiale au renouvellement, en passant par la facturation et les rappels de paiement. Cette cartographie a permis d'identifier précisément les points où les droits d'accès devaient être vérifiés et ajustés automatiquement, à la souscription, au paiement, à l'expiration, au changement de profil.

Ce parcours traversait trois systèmes distincts, le site web pour la souscription, Dynamics pour le statut du membre et ses droits, et Odoo pour la facturation et les rappels de paiement. Les trois prestataires devaient livrer leurs briques de façon coordonnée, avec des points d'alignement réguliers, pour que le statut d'un abonné reste cohérent d'un système à l'autre à chaque étape.

Ces règles ont été traduites en user stories pour les prestataires externes, avec une attention particulière aux cas problématiques identifiés au départ, la double souscription, l'accès obtenu sans paiement confirmé, l'accès à des documents réservés à d'autres profils. Chaque cas a fait l'objet d'un test dédié avant validation.

Le résultat

Le renouvellement, la facturation, les rappels de paiement et les droits d'accès fonctionnent aujourd'hui de façon automatisée et synchronisée. Les doubles souscriptions ont disparu, l'accès reste conditionné à un paiement effectif, et chaque profil n'accède qu'aux documents qui lui sont destinés.

Ce que cette mission illustre

Ce projet montre l'importance de partir des incohérences réelles observées sur le terrain, pas d'une liste théorique de fonctionnalités à automatiser. Traiter les droits d'accès comme une conséquence directe de l'état de l'abonnement, pas comme une gestion séparée et manuelle. Faire tenir ensemble trois systèmes et trois prestataires distincts demande une coordination aussi rigoureuse que la logique métier elle-même.