Digitalisering van het evenemententraject, van inschrijving tot facturatie
Een evenemententraject dat bij elke stap manueel werd beheerd, gedigitaliseerd van inschrijving tot facturatie door drie systemen en hun leveranciers te coördineren.
- Rol
- Business analist & projectmanager
- Periode
- Enkele maanden, 2025
- Systemen
- Umbraco, Dynamics, Odoo
- Traject
- Van inschrijving tot facturatie
De uitdaging
Een semipublieke organisatie uit de bouwsector organiseert veel professionele evenementen voor haar leden: opleidingen, seminaries en netwerkmomenten. Inschrijving, facturatie na afloop, no-showkosten en aanwezigheidsregistratie werden bij elke stap manueel beheerd.
Elke stap van het traject steunde op een aparte manuele tussenkomst, wat de kans op fouten en de verwerkingstijd verhoogde. Een online inschrijving was niet automatisch gekoppeld aan de facturatie. Een niet-gemelde afwezigheid leidde niet systematisch tot een kost. De aanwezigheidsregistratie ter plaatse stond los van de rest van het systeem. Het aantal evenementen maakte deze werklast steeds moeilijker te dragen voor het organiserende team.
De knelpunten bij de start
-
Knelpunt 01
Inschrijving los van facturatie
Een online inschrijving was niet automatisch gekoppeld aan de facturatie.
-
Knelpunt 02
Afwezigheden zonder kost
Een niet-gemelde afwezigheid leidde niet systematisch tot een kost.
-
Knelpunt 03
Losstaande aanwezigheden
De registratie ter plaatse stond los van de rest van het systeem.
De aanpak
Het traject begon met een volledige mapping van de klantreis, van de online inschrijving tot de eindfacturatie, inclusief uitschrijving en aanwezigheidsregistratie. Op basis daarvan werden externe leveranciers geselecteerd, gebrieft en begeleid aan de hand van gedetailleerde user stories voor elke stap: de inschrijvings- en uitschrijvingspagina's op de website, de facturatielogica na afloop, de toepassing van no-showkosten en de registratie van de werkelijke aanwezigheid.
Dit project vereiste de coördinatie van meerdere leveranciers en systemen tegelijk: de website in Umbraco, het Dynamics CRM met de ledengegevens en de facturatie in Odoo. Elk systeem en elke leverancier moest zijn onderdeel op het juiste moment opleveren om de andere niet te blokkeren. Dat vereiste regelmatige afstemming tussen alle partijen gedurende het hele project.
Elke oplevering werd getest en gevalideerd voor ze in productie ging, met bijzondere aandacht voor randgevallen: een late uitschrijving, een niet-geregistreerde aanwezigheid of een factuur die achteraf moest worden gecorrigeerd.
Wat er werd opgeleverd
-
Een mapping van het traject
Van inschrijving tot facturatie, inclusief uitschrijving en aanwezigheid.
-
Gedetailleerde user stories
Voor elke stap, voor de geselecteerde en gebriefte leveranciers.
-
Testen op randgevallen
Late uitschrijving, niet-geregistreerde aanwezigheid, factuur die achteraf moet worden gecorrigeerd.
Het resultaat
Het evenemententraject is vandaag volledig gedigitaliseerd, van inschrijving tot facturatie. De manuele administratieve werklast is sterk gedaald, de facturatie weerspiegelt systematisch de werkelijke aanwezigheid en no-showkosten worden consequent toegepast, zonder manuele tussenkomst per evenement.
Wat het project mogelijk maakte
-
Een volledig digitaal traject
Van inschrijving tot facturatie.
-
Minder manueel werk
De administratieve werklast is sterk gedaald.
-
Correcte facturatie
Ze weerspiegelt de werkelijke aanwezigheid, en no-showkosten worden consequent toegepast.
Om te onthouden
Dit project toont de waarde van een volledig traject in kaart te brengen voor je het stap voor stap digitaliseert.
-
Eerst in kaart brengen
Het volledige traject, voor je het stap voor stap digitaliseert.
-
Leveranciers coördineren
Precieze user stories en regelmatige afstemming.
-
Randgevallen testen
Niet alleen het standaardscenario.
Kost een proces in uw organisatie te veel tijd? De Process Scan geeft u in 5 minuten gratis een eerste lezing. De Process Scan doen →
Een traject digitaliseren betekent ook begrijpen wat er tussen de systemen gebeurt
Als uw team inschrijvingen, facturen, annuleringen of aanwezigheden nog manueel verwerkt, beginnen we best met het werkelijke traject in kaart te brengen.