Digitalisation du parcours événementiel, de l'inscription à la facturation

Le contexte

Une organisation semi-publique du secteur de la construction organise un grand nombre d'événements professionnels pour ses membres, formations, séminaires, rencontres. L'inscription, la facturation après l'événement, la gestion des frais de non-présentation et le suivi de présence étaient gérés manuellement à chaque étape.

Le problème

Chaque étape du parcours reposait sur une intervention manuelle distincte, ce qui multipliait les risques d'erreur et le temps de traitement. Une inscription en ligne n'était pas automatiquement reliée à la facturation. Une absence non signalée n'entraînait pas systématiquement de frais. Le suivi de présence sur place restait déconnecté du reste du système. Le volume d'événements rendait cette charge de plus en plus difficile à absorber pour l'équipe organisatrice.

Mon intervention

La mission a démarré par une cartographie complète du parcours, de l'inscription en ligne jusqu'à la facturation finale, en passant par la désinscription et l'enregistrement de présence. Sur cette base, les prestataires externes ont été sélectionnés, briefés, et guidés à travers des user stories détaillées couvrant chaque étape, les pages d'inscription et de désinscription sur le site, la logique de facturation après l'événement, l'application des frais de non-présentation, et l'enregistrement de la présence réelle.

Ce projet demandait la coordination de plusieurs prestataires et systèmes en parallèle, celui du site web en Umbraco, celui du CRM Dynamics pour les données membres, et celui de la facturation dans Odoo. Chacun devait livrer ses éléments dans un ordre précis pour ne pas bloquer les autres, ce qui a demandé des points d'alignement réguliers entre tous tout au long du projet.

Chaque livraison a été testée et validée avant mise en production, avec une attention particulière aux cas limites, une désinscription tardive, une présence non enregistrée, une facturation à corriger après coup.

Le résultat

Le parcours événementiel est aujourd'hui digitalisé de bout en bout, de l'inscription à la facturation. La charge administrative manuelle a fortement diminué, la facturation reflète systématiquement la présence réelle, et les frais de non-présentation s'appliquent de façon cohérente, sans intervention manuelle à chaque événement.

Ce que cette mission illustre

Ce projet montre l'intérêt de cartographier un parcours complet avant de le digitaliser étape par étape. Piloter plusieurs prestataires externes en parallèle avec des user stories précises, et des points d'alignement réguliers, plutôt que de les laisser avancer chacun de son côté. Tester systématiquement les cas limites, pas seulement le scénario standard.