Digitalisation du parcours événementiel, de l'inscription à la facturation
Un parcours événementiel géré à la main à chaque étape, digitalisé de l'inscription à la facturation en coordonnant trois systèmes et leurs prestataires.
- Rôle
- Business analyst & project manager
- Période
- Quelques mois, 2025
- Systèmes
- Umbraco, Dynamics, Odoo
- Parcours
- De l'inscription à la facturation
Le problème
Une organisation semi-publique du secteur de la construction organise un grand nombre d'événements professionnels pour ses membres, formations, séminaires, rencontres. L'inscription, la facturation après l'événement, la gestion des frais de non-présentation et le suivi de présence étaient gérés manuellement à chaque étape.
Chaque étape du parcours reposait sur une intervention manuelle distincte, ce qui multipliait les risques d'erreur et le temps de traitement. Une inscription en ligne n'était pas automatiquement reliée à la facturation. Une absence non signalée n'entraînait pas systématiquement de frais. Le suivi de présence sur place restait déconnecté du reste du système. Le volume d'événements rendait cette charge de plus en plus difficile à absorber pour l'équipe organisatrice.
Les problèmes au départ
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Problématique 01
Inscription et facturation séparées
Une inscription en ligne n'était pas reliée automatiquement à la facturation.
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Problématique 02
Des absences sans frais
Une absence non signalée n'entraînait pas systématiquement de frais.
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Problématique 03
Une présence déconnectée
Le suivi sur place restait à part du reste du système.
Mon intervention
La mission a démarré par une cartographie complète du parcours, de l'inscription en ligne jusqu'à la facturation finale, en passant par la désinscription et l'enregistrement de présence. Sur cette base, les prestataires externes ont été sélectionnés, briefés, et guidés à travers des user stories détaillées couvrant chaque étape, les pages d'inscription et de désinscription sur le site, la logique de facturation après l'événement, l'application des frais de non-présentation, et l'enregistrement de la présence réelle.
Ce projet demandait la coordination de plusieurs prestataires et systèmes en parallèle, celui du site web en Umbraco, celui du CRM Dynamics pour les données membres, et celui de la facturation dans Odoo. Chacun devait livrer ses éléments dans un ordre précis pour ne pas bloquer les autres, ce qui a demandé des points d'alignement réguliers entre tous tout au long du projet.
Chaque livraison a été testée et validée avant mise en production, avec une attention particulière aux cas limites, une désinscription tardive, une présence non enregistrée, une facturation à corriger après coup.
Ce qui a été livré
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La cartographie du parcours
De l'inscription à la facturation, en passant par la désinscription et la présence.
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Des user stories détaillées
Pour chaque étape, à destination des prestataires sélectionnés et briefés.
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Des tests des cas limites
Désinscription tardive, présence non enregistrée, facture à corriger après coup.
Le résultat
Le parcours événementiel est aujourd'hui digitalisé de bout en bout, de l'inscription à la facturation. La charge administrative manuelle a fortement diminué, la facturation reflète systématiquement la présence réelle, et les frais de non-présentation s'appliquent de façon cohérente, sans intervention manuelle à chaque événement.
Ce que le projet a rendu possible
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Un parcours de bout en bout
Digitalisé de l'inscription à la facturation.
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Moins de travail manuel
La charge administrative a fortement diminué.
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Une facturation juste
Elle reflète la présence réelle, et les frais de non-présentation s'appliquent de façon cohérente.
À retenir
Ce projet montre l'intérêt de cartographier un parcours complet avant de le digitaliser étape par étape.
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Cartographier d'abord
Le parcours complet, avant de le digitaliser étape par étape.
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Coordonner les prestataires
Des user stories précises et des points d'alignement réguliers.
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Tester les cas limites
Pas seulement le scénario standard.
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Un parcours peut être digitalisé sans perdre de vue ce qui se passe entre les systèmes
Si votre équipe gère encore manuellement des inscriptions, factures, annulations ou présences, commençons par cartographier le parcours réel.