De volledige levenscyclus van abonnementen automatiseren

In het kort

De opvolging van abonnementen bij een semipublieke organisatie uit de bouwsector steunde op manuele controles bij elke stap: verlenging, facturatie, toegangsrechten en betalingsherinneringen. Deze manuele aanpak liet inconsistenties door, zoals iemand die zich soms dubbel inschreef of toegang kreeg zonder effectief betaald te hebben.

De uitdaging

Zonder automatisering waren de toegangsrechten niet altijd gesynchroniseerd met de werkelijke betalingsstatus. Sommige gebruikers hadden toegang tot documenten die niet voor hun profiel bedoeld waren, of behielden actieve toegang ondanks een verlopen abonnement. Deze inconsistenties werden pas per geval opgemerkt, vaak te laat.

De aanpak

Het volledige traject van de abonnee werd in kaart gebracht, van de eerste inschrijving tot de verlenging, inclusief facturatie en betalingsherinneringen. Zo werd precies duidelijk op welke momenten de toegangsrechten automatisch gecontroleerd en aangepast moesten worden: bij inschrijving, betaling, verval en profielwijziging.

Dit traject liep over drie afzonderlijke systemen: de website voor de inschrijving, Dynamics voor de status en rechten van het lid, en Odoo voor facturatie en betalingsherinneringen. De drie leveranciers moesten hun onderdelen gecoördineerd opleveren, met regelmatige afstemmingsmomenten, zodat de status van een abonnee bij elke stap consistent bleef tussen de systemen.

Deze regels werden vertaald in user stories voor de externe leveranciers, met bijzondere aandacht voor de probleemgevallen die bij de start waren vastgesteld: dubbele inschrijving, toegang zonder bevestigde betaling en toegang tot documenten die voor andere profielen bestemd zijn. Elk geval werd afzonderlijk getest voor validatie.

Het resultaat

Verlenging, facturatie, betalingsherinneringen en toegangsrechten verlopen vandaag geautomatiseerd en gesynchroniseerd. Dubbele inschrijvingen zijn verdwenen, toegang blijft gekoppeld aan een effectieve betaling en elk profiel krijgt alleen toegang tot de documenten die ervoor bestemd zijn.

Wat dit illustreert

Dit project toont het belang van vertrekken vanuit de werkelijke inconsistenties die op het terrein worden vastgesteld, niet vanuit een theoretische lijst van te automatiseren functies. Toegangsrechten behandelen als een rechtstreeks gevolg van de abonnementsstatus, niet als een aparte manuele beheertaak. Drie systemen en drie leveranciers laten samenwerken vraagt evenveel coördinatie als de bedrijfslogica zelf.