Een platform van AI-agenten voor een industriële kmo

In het kort

Een familiale industriële kmo, geconfronteerd met een groeiende administratieve last en te lange commerciële responstijden, vroeg mij een platform van AI-agenten te ontwerpen dat gekoppeld is aan het bestaande ERP-systeem. Het project wordt gefaseerd uitgerold, module per module.

De uitdaging

Het bedrijf produceert en installeert technische producten op maat. De commerciële mailbox ontvangt wekelijks tientallen aanvragen: offertes, technische vragen, orderopvolging en klachten, die momenteel manueel worden gesorteerd. De calculatie steunt grotendeels op handwerk: plannen lezen, hoeveelheden overnemen, prijzen opzoeken en de uiteindelijke offerte berekenen. De directie moet tussen verschillende tools schakelen om een overzicht van de commerciële activiteit te krijgen.

Deze manier van werken kost tijd, verlengt de responstijd naar klanten en laat ruimte voor menselijke fouten in de calculatie. Het bedrijf zocht geen extra tool, maar een systeem dat aansluit op de bestaande werking, en in het bijzonder op het ERP-systeem, in plaats van dat te vervangen.

De aanpak

Drie principes stuurden het ontwerp.

AI doet een voorstel, de mens valideert. Geen enkele agent voert zelfstandig een definitieve actie uit, zoals een offerte versturen, een bestelling aanpassen of een klant antwoorden. Elk voorstel, bijvoorbeeld een pré-meetstaat, een antwoordvoorstel of een activiteitsoverzicht, wordt door een medewerker gevalideerd voordat er een concrete actie in het ERP-systeem plaatsvindt.

Gespecialiseerde agenten in plaats van één groot systeem. Eén agent verwerkt binnenkomende e-mails, identificeert de bedoeling en stelt een antwoord of actie voor. Een calculatie-agent haalt de nodige informatie uit technische documenten en stelt een pré-meetstaat op. Een dashboard-agent consolideert gegevens om de directie een duidelijk en actueel beeld van de activiteit te geven.

Het taalmodel structureert, de code rekent. Het model leest en structureert informatie uit uiteenlopende documenten, zoals tekst, afbeeldingen en tabellen. De eigenlijke offerteberekening, met toepassing van prijzen en hoeveelheidsregels, gebeurt via klassieke, deterministische en controleerbare bedrijfslogica.

Het platform koppelt aan het ERP-systeem dat dagelijks al wordt gebruikt. Prijzen, productreferenties en bedrijfsregels blijven daar gedefinieerd. De agenten steunen daarop in plaats van die informatie elders te dupliceren.

Het resultaat

De e-mailagent en de dashboardagent zijn operationeel en worden samen met de teams getest. De calculatie-agent haalt al informatie uit technische documenten en maakt pré-meetstaten op ter validatie. Het validatieportaal is in gebruik en wordt dagelijks gebruikt door medewerkers om voorstellen goed te keuren, te corrigeren of af te wijzen.

Wat dit illustreert

Dit project toont een bepaalde manier van werken. Vertrekken van reële knelpunten in het werk, niet van technologie omwille van de technologie. Aansluiten op bestaande tools in plaats van een geïsoleerd nieuw platform op te leggen. De mens in de lus houden bij beslissingen die het bedrijf aangaan, terwijl repetitief werk stroomopwaarts wordt geautomatiseerd. Redenering en berekening scheiden, en stap voor stap vooruitgaan in plaats van meteen op volledige automatisering te mikken.