De kortingsberekening voor dealers automatiseren, van ruwe data tot persoonlijke brief
In het kort
Een internationale fabrikant beheert een kortingsprogramma voor zijn dealernetwerk, gebaseerd op hun digitale marketingactiviteiten en commerciële prestaties. De berekening, vroeger manueel, kostte telkens vijf werkdagen en steunde op data uit drie verschillende systemen.
De uitdaging
Het kortingsbedrag hing af van verschillende factoren: de aanwezigheid van een trackingmodule op de website van de dealer, publicaties op sociale media, de werkelijke omzet en de regelmaat waarmee verkoopcijfers werden doorgegeven. Elk element zat in een ander systeem: webtracking, een enquêtetool voor de publicaties en het commerciële beheersysteem voor de omzet. Deze data manueel verzamelen en combineren, dealer per dealer, kostte meerdere dagen per berekening, met een risico op fouten dat toenam naarmate het aantal dealers groeide.
De aanpak
De berekening werd volledig geautomatiseerd, van data-extractie tot de finale brief. Webactiviteit en publicaties op sociale media worden automatisch opgehaald uit hun respectieve systemen. Verkoopcijfers worden toegevoegd zodra ze beschikbaar zijn, met een progressieve berekeningslogica die regelmatige rapportering beloont in plaats van één late indiening aan het einde van het jaar.
Voor dealers die tot dezelfde commerciële groep behoren, werd een specifieke regel ingebouwd. Zij delen de beste prestatie van de groep in plaats van individueel te worden beoordeeld, een belangrijke bedrijfsregel om een billijke behandeling van verbonden entiteiten te behouden.
Zodra de berekening klaar is, wordt voor elke dealer automatisch een persoonlijke brief gegenereerd, in zijn taal, met het behaalde bedrag en de factoren die dat bedrag bepalen. Er werd ook een revisie-interface gebouwd waarmee een specifiek geval manueel kan worden aangepast en het bijbehorende document meteen opnieuw kan worden gegenereerd, zonder de volledige berekening opnieuw uit te voeren.
Het versturen van de brieven naar dealers werd rechtstreeks geïntegreerd in het mailsysteem van het bedrijf, met de mogelijkheid om ze eerst als concept op te slaan voor controle en daarna definitief te versturen.
Het resultaat
Een berekening die vroeger vijf dagen manueel werk vergde, gebeurt vandaag in ongeveer vijftien minuten. De commerciële teams kunnen nog altijd een specifiek geval aanpassen zonder IT-tussenkomst, en elke dealer ontvangt een duidelijke, persoonlijke brief waarin wordt uitgelegd hoe zijn korting werd berekend.
Wat dit illustreert
Dit project toont hoe je een berekening die afhankelijk is van verschillende uiteenlopende databronnen kunt automatiseren zonder de mogelijkheid van een eenmalige manuele aanpassing te verliezen. Fijne bedrijfsregels, zoals het delen van prestaties tussen entiteiten van dezelfde groep, behandelen als volwaardige scenario's in plaats van als uitzonderingen die worden genegeerd. Een resultaat opleveren dat leesbaar en persoonlijk blijft voor de eindontvanger, niet alleen een ruwe berekening.
Vijf dagen manueel rekenwerk kunnen soms vijftien minuten worden. Als een taak verschillende databronnen, bedrijfsregels en veel manuele controles combineert, is het misschien tijd om te bekijken wat geautomatiseerd kan worden.