Digitalisering van het evenemententraject, van inschrijving tot facturatie

In het kort

Een semipublieke organisatie uit de bouwsector organiseert veel professionele evenementen voor haar leden: opleidingen, seminaries en netwerkmomenten. Inschrijving, facturatie na afloop, no-showkosten en aanwezigheidsregistratie werden bij elke stap manueel beheerd.

De uitdaging

Elke stap van het traject steunde op een aparte manuele tussenkomst, wat de kans op fouten en de verwerkingstijd verhoogde. Een online inschrijving was niet automatisch gekoppeld aan de facturatie. Een niet-gemelde afwezigheid leidde niet systematisch tot een kost. De aanwezigheidsregistratie ter plaatse stond los van de rest van het systeem. Het aantal evenementen maakte deze werklast steeds moeilijker te dragen voor het organiserende team.

De aanpak

Het traject begon met een volledige mapping van de klantreis, van de online inschrijving tot de eindfacturatie, inclusief uitschrijving en aanwezigheidsregistratie. Op basis daarvan werden externe leveranciers geselecteerd, gebrieft en begeleid aan de hand van gedetailleerde user stories voor elke stap: de inschrijvings- en uitschrijvingspagina's op de website, de facturatielogica na afloop, de toepassing van no-showkosten en de registratie van de werkelijke aanwezigheid.

Dit project vereiste de coördinatie van meerdere leveranciers en systemen tegelijk: de website in Umbraco, het Dynamics CRM met de ledengegevens en de facturatie in Odoo. Elk systeem en elke leverancier moest zijn onderdeel op het juiste moment opleveren om de andere niet te blokkeren. Dat vereiste regelmatige afstemming tussen alle partijen gedurende het hele project.

Elke oplevering werd getest en gevalideerd voor ze in productie ging, met bijzondere aandacht voor randgevallen: een late uitschrijving, een niet-geregistreerde aanwezigheid of een factuur die achteraf moest worden gecorrigeerd.

Het resultaat

Het evenemententraject is vandaag volledig gedigitaliseerd, van inschrijving tot facturatie. De manuele administratieve werklast is sterk gedaald, de facturatie weerspiegelt systematisch de werkelijke aanwezigheid en no-showkosten worden consequent toegepast, zonder manuele tussenkomst per evenement.

Wat dit illustreert

Dit project toont de waarde van een volledig traject in kaart te brengen voor je het stap voor stap digitaliseert. Meerdere externe leveranciers tegelijk aansturen met precieze user stories en regelmatige afstemming, in plaats van iedereen afzonderlijk te laten werken. En systematisch testen op randgevallen, niet alleen op het standaardscenario.