Een projectbeheer- en rapporteringstool opzetten voor een R&D-team
In het kort
Het onderzoeks- en ontwikkelingsteam van een semipublieke organisatie uit de bouwsector had geen gestructureerde tool om projecten op te volgen of geconsolideerde rapportering te maken. De opvolging steunde op verspreide documenten en informele uitwisselingen tussen de betrokkenen.
De uitdaging
Zonder gemeenschappelijke tool werd elk onderzoeksproject op zijn eigen manier opgevolgd, afhankelijk van de gewoontes van degene die het project trok. De directie had geen geconsolideerd overzicht van alle lopende projecten, waardoor prioriteitskeuzes moeilijk objectief te onderbouwen waren. Een bijkomende complexiteit waren de gesubsidieerde projecten, elk met eigen rapporteringsvereisten van de betrokken financierder, verschillend van projecten die met eigen middelen werden uitgevoerd.
De aanpak
Een projectbeheer- en CRM-tool werd geselecteerd en geconfigureerd op basis van de werkelijke behoeften van het R&D-team, niet volgens een klassiek commercieel gebruik. De opvolgstructuur, velden, statussen en rapporten werden samen met het team bepaald, zodat ze weerspiegelen hoe onderzoeksprojecten werkelijk vorderen, van het eerste idee tot de resultaten.
De tool werd opgezet om twee rapporteringsniveaus tegelijk te ondersteunen: een gemeenschappelijke rapportering met een overzicht van alle projecten en een rapportering op maat voor elk gesubsidieerd project, afgestemd op de specifieke vereisten van de betrokken financierder.
Daarnaast werd de tool zo ingericht dat specifieke profielen en expertise gemakkelijker terug te vinden zijn over verschillende projecten heen. Zo kan snel worden nagegaan wie, intern of extern, al over de nodige ervaring voor een nieuw project beschikt.
Het resultaat
Het R&D-team beschikt vandaag over een gestructureerde en gedeelde opvolging van zijn projecten, gesubsidieerd of niet. De directie ontvangt een geconsolideerde en regelmatige rapportering over het volledige onderzoeksportfolio, wat prioriteitsbeslissingen vergemakkelijkt. Het zoeken naar interne en externe expertise voor een nieuw project verloopt sneller en steunt minder op het geheugen van mensen.
Wat dit illustreert
Dit project toont dat een projectbeheertool alleen waarde oplevert wanneer ze is opgebouwd rond de manier waarop een team werkelijk werkt, niet rond een generiek model dat zomaar wordt overgenomen. Een gemeenschappelijke rapportering combineren met rapportering op maat maakt het mogelijk om aan externe vereisten te voldoen zonder het interne overzicht te verliezen.
Een projectmanagementtool heeft pas waarde als hij aansluit bij hoe uw team echt werkt.. Als projecten in verspreide bestanden worden opgevolgd en het management een betrouwbaar totaalbeeld mist, beginnen we best met te bepalen wat er werkelijk opgevolgd moet worden.